Einfach im Homeoffice arbeiten

Homeoffice beschreibt den Umstand, dass ein Mitarbeiter eines Unternehmens nicht im Büro arbeitet, sondern seine Aufgaben zu Hause erledigt, im überwiegenden Fall am Computer. Der Begriff wird meist für Angestellte verwendet, obwohl natürlich auch viele Freiberufler zu Hause arbeiten. Man spricht auch von Heimarbeit, Heimbüro oder Telearbeit. Im Normalfall vereinbaren Arbeitnehmer und Arbeitgeber sogenannte „alternierende Telearbeit“, der Arbeitnehmer arbeitet also abwechselnd einen Teil seiner Arbeitszeit im Büro, und den anderen Teil zu Hause. Bei großer räumlicher Entfernung kann aber auch komplettes Homeoffice eine Möglichkeit sein.

Bevor wir darauf eingehen, mit welchen Produkten easybell Sie im Homeoffice unterstützen kann, möchten wir Ihnen einige Tipps aus unserem Arbeitsalltag geben, wie auch Sie Ihren Mitarbeitern erfolgreich die Arbeit von zu Hause ermöglichen können. Wir bei easybell haben unsere Kommunikationslösungen in die Cloud verlagert und unsere Teams arbeiten flexibel von überall, wo es Internet gibt.

Zunächst muss den Arbeitnehmern geeignetes Equipment zur Verfügung stehen. Ein Standrechner ist denkbar ungeeignet, um ihn mit nach Hause zu nehmen; der Arbeitsrechner sollte daher ein transportabler Laptop sein. Kommunikationslösungen wie Telefonkonferenzen oder Video-Telefonie sind wichtig, wenn mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten oder an Meetings teilnehmen. Um die 1-zu-1-Kommunikation zu vereinfachen, bietet sich neben der Telefonielösung auch ein Chatprogramm an. Sinnvoll sind zudem Cloudspeicher-Lösungen, um Dateien und Dokumente mit Kollegen auszutauschen, die im Büro oder ebenfalls im Homeoffice sind.

Bis vor Kurzem lag die Homeoffice-Quote in Deutschland bei 12% der Erwerbstätigen. Im internationalen Vergleich ist das relativ wenig, Deutschland hat lange an einer Präsenzkultur im Büro festgehalten. Aktuell merken viele Unternehmen, dass sie genau aus diesem Grund unzureichend auf Homeoffice vorbereitet sind, und sei es nur für Notfälle und Krisenzeiten. Es fehlt zum einen an der Infrastruktur, zum anderen an Erfahrungen mit den veränderten Prozessen, Abstimmungen und Arbeitsweisen, die sich durch Heimarbeit ergeben. Auch tun sich manche Unternehmen immer noch schwer mit dem Thema Digitalisierung, welches aber eine Grundvoraussetzung für Heimarbeit ist.

1. Klar kommunizieren
   Wenn man von den Kollegen nicht gesehen werden kann, ist es umso wichtiger, eindeutige digitale Signale zu senden. Das fängt bei der Erreichbarkeit an: Bin ich gerade am Computer und kann reden, bin ich im Gespräch mit jemand oder in einem Meeting, oder muss ich mich kurz um die Kinder kümmern? Es gibt viele Kollaborations-Programme, die den Erreichbarkeitsstatus für andere sichtbar machen können. Hat man keine derartige Lösung zur Verfügung, hilft eine kurze Nachricht im Firmenchat enorm weiter. Auch Arbeitsfortschritte, Rückfragen und Anmerkungen sollte man nicht „so nebenbei“ erwähnen oder hoffen, dass es der Kollege zwischen den Zeilen schon mitbekommen wird; Klare Ansagen sorgen für Transparenz und machen die Zusammenarbeit effizienter.

2. Aufmerksam und höflich sein
   Bei digitaler Zusammenarbeit fallen wichtige Hinweise wie Körpersprache und manchmal sogar Tonfall weg. Deshalb kann es sehr schnell passieren, dass man sich unbeabsichtigt in der Wortwahl vergreift oder jemand etwas falsch versteht. Höflichkeit ist deshalb online noch wichtiger als im Büro. Einfache Missverständnisse, wie etwa das Beenden einer Telefonkonferenz, obwohl ein Teilnehmer eigentlich noch etwas sagen wollte, können leicht zu schlechter Stimmung und auch zu schlechteren Arbeitsergebnissen führen. Deshalb sollte man besonders aufmerksam gegenüber seinen Kollegen sein und lieber zweimal nachfragen, ob man sein Gegenüber richtig verstanden hat oder es noch etwas zu besprechen gibt.
    
3. Gemeinsam arbeiten
   Zuhause sitzt man alleine vor dem Computer und bekommt vieles von dem, was die Kollegen tun, nicht mehr mit. Das kann ein Gefühl der Isolation oder sogar das Ausgeschlossenseins hervorrufen. Deshalb sollten Team-Mitglieder regelmäßig die Möglichkeit von Telefonkonferenzen nutzen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Fortschritte zu besprechen und Meinungen einzuholen. Auch in einem größeren Rahmen, also in der Abteilung oder dem ganzen Unternehmen, kann man in regelmäßigen Abständen Meetings oder einfach nur kurze Updates einrichten. Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl.
    
4. Menschlich bleiben
   Bei aller Etikette darf auch der zwischenmenschliche Aspekt nicht verloren gehen – informelle Gespräche an der Kaffeemaschine oder im Pausenraum zum Beispiel sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Persönlicher Austausch sollte deshalb auch im Homeoffice einen Platz haben. Dafür kann man etwa einen eigenen Chat-Kanal reservieren oder bestimmte Zeiten ausmachen, in denen man sich vielleicht zu einem virtuellen Feierabend-Getränk trifft.
    
5. Pause machen
   Im Homeoffice fragt niemand, ob man mit zum Mittagstisch kommt oder einen Kaffee möchte. Dadurch vergisst man leicht, sich auch mal eine Auszeit zu gönnen. Stress und gesundheitliche Probleme können die Folge sein, und gerade in Krisenzeiten sollte jeder verstärkt auf seine Gesundheit achten. Also: Zeit für Pausen einplanen und auch einhalten!

Kommunikation zu ermöglichen und weiter zu verbessern ist unser tägliches Geschäft bei easybell. Und natürlich nutzen auch wir die Vorteile, die eine Homeoffice-Anbindung mit sich bringt. Daher sind sämtliche Produkte von easybell konsequent so konzipiert, dass unsere Kundinnen und Kunden ein Höchstmaß an Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer individuellen Kommunikationslösung genießen.

Im Folgenden möchten wir Ihnen kurz erläutern, wie easybell Sie im Homeoffice unterstützen kann. Bitte beachten Sie: Die meisten Angebote stehen in allen Geschäftskundentarifen und ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung!

Die Voice-over-IP Technologie, kurz „VoIP“, bringt bereits einige grundlegende Vorteile, um im Homeoffice arbeiten zu können. Im Gegensatz zum klassischen Telefonanschluss, bei dem ein Telefonapparat per Kabel an einem Ort angeschlossen wird, kann ein VoIP-Anschluss weltweit genutzt werden. Voraussetzung ist lediglich eine ausreichend schnelle Internetverbindung und ein VoIP-fähiges Endgerät. Dem Homeoffice am Karibikstrand steht also theoretisch nichts im Wege.

Mit der kostenlosen VoIP to go App von easybell können Kunden die Rufnummern ihres VoIP-Anschlusses ganz einfach auf dem Mobiltelefon (Android und iPhone) nutzen. Dies ist sicherlich besonders interessant für Mitarbeiter im Außendienst, die auch unterwegs immer unter der Festnetznummer erreichbar sein wollen, die den Kunden oder Kollegen bekannt ist.

Kunden von easybell haben umfassenden Einfluss darauf, wie ein Anruf signalisiert und weitergeleitet wird. Mit wenigen Klicks können zeitgesteuerte Weiterleitungen auf andere easybell Nummern, externe Ziele oder Anrufbeantworter erstellt werden. Über Parallelrufe kann ein Anruf an bis zu drei weiteren Zielen signalisiert werden. So kann man sicher sein, dass kein Anruf verlorengeht.

Im Geschäftskundenbereich haben sich SIP Trunks für die Telefonie etabliert. Ein Unternehmen führt dann eine Stammrufnummer (bspw. 12345) mit einer bestimmten Anzahl an Nebenstellen oder Durchwahlen (bspw. 00, 01, 02, … 98, 99). Der Vorteil ist, dass in der Telefonanlage keine 100 einzelnen Einträge hinterlegt werden müssen. Beim Rufnummernblock reicht eine Anmeldung und die Telefonanlage übernimmt die Vermittlung zu den Nebenstellen.
Die Rufnummern sind nun allerdings an die physische Anlage vor Ort gebunden und können im Homeoffice nicht verwendet werden.

Hier kommen unsere virtuellen Durchwahlen ins Spiel: Mit wenigen Klicks im Kundenportal können aus einem SIP Trunk einzelne SIP-Zugänge „herausgelöst“ werden. Die so generierten Zugangsdaten können Mitarbeiter im Homeoffice nutzen, um ein beliebiges VoIP-Endgerät oder einen Softphoner zu registrieren. So sind sie auch zuhause unter der Telefonnummer zu erreichen, die Kunden und Kollegen kennen.

Außerdem können sich Mitarbeiter über diese Daten in eine reduzierte Version des Kundenportals einwählen und sich selbstständig Rufweiterleitungen einrichten, Feierabendschalter stellen oder die digitale Faxfunktion Mail2Fax nutzen.

In Zeiten der Digitalisierung ist es konsequent, dass auch Telefonanlagen in die Cloud übertragen werden. Man spricht dann von einer hosted PBX oder eben Cloud Telefonanlage. Diese Lösung überzeugt durch einen wartungsarmen und somit kostengünstigen Betrieb. Die Cloud Telefonanlage von easybell besticht durch einfache Bedienbarkeit und bietet doch eine Vielzahl an wesentlichen Businessfeatures. Unternehmen mit hosted PBX haben schon jetzt einen Vorsprung auf dem Weg ins Homeoffice.